automatização da troca de documentos

Coloque em prática a automatização da troca de documentos logísticos

A automatização da troca de documentos no setor logístico tem potencial para gerar uma série de melhorias para o segmento. Além da simplificação dos processos, a automatização é base para uma execução mais rígida, garantindo uma maior precisão, visibilidade e controle sobre as rotinas gerenciais das empresas que dependem da emissão e transmissão de documentos logísticos.

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Nesse contexto, o uso da tecnologia se torna uma necessidade cada vez mais latente dentro dos negócios, deixando de ser apenas um diferencial para assumir a posição de essencialidade. Seguindo por essa tendência e pelos caminhos da logística 4.0, por exemplo, o sistema EDI desponta como uma das ferramentas mais importantes quando se fala em automatização da troca de documentos logísticos.

A seguir, abordaremos mais a fundo o conceito por trás do EDI e os impactos positivos que esse sistema representa para os processos logísticos das empresas. Continue a leitura para saber mais!

A importância da automatização da troca de documentos no processo logístico

Com operações logísticas cada vez mais amplas e englobando diferentes etapas e agentes, os desafios encontrados nos processos que se relacionam com esse setor se tornaram ainda maiores. Hoje, é comum a existência de cadeias de suprimentos globais, cujo funcionamento depende da sinergia, integração e interoperabilidade de diferentes empresas.

Em um cenário de operações conjuntas, a regularidade das atividades depende da troca ágil de dados e informações. Nesse sentido, diferentes profissionais e organizações necessitam monitorar os processos logísticos, garantindo uma maior visibilidade a clientes e fornecedores, por exemplo.

Desse modo, é possível afirmar que hoje a gestão logística tem a visibilidade e a rastreabilidade como alguns dos seus elementos essenciais, os quais são reforçados a partir do momento que se adota sistemas informatizados e automatizados, capazes de otimizar a comunicação dentro da cadeia logística, facilitando a troca de informações, documentos e parâmetros.

Entenda o que é o sistema EDI e como ele contribui para a automatização na logística

De forma simplificada, o EDI (Eletronic Data Interchange) é a tecnologia capaz de promover a integração de dados entre diferentes empresas. A principal função do EDI é garantir que dados diversos, originados de plataformas distintas e com padrões variados possam ser reunidos em um único sistema, de forma totalmente integrada, inteligível e pronta para a aplicação.

Ou seja, no cenário da logística, o EDI permite que diferentes tecnologias e sistemas falem a “mesma língua”, otimizando a integração das operações de diferentes agentes e facilitando a gestão por parte de profissionais e líderes.

O EDI, na prática, contribui diretamente com gestores e líderes empresariais ao fornecer uma solução eficaz para a comunicação ágil, dinâmica e padronizada entre todos os agentes envolvidos na cadeia logística. A partir de um EDI Logístico, o ideal de automatização da troca de documentos desse setor pode ser colocado em prática, sobretudo em razão das suas funcionalidades. Conheça algumas delas a seguir!

Envio de informações necessárias

O EDI funciona como um repositório centralizado para as informações das empresas, servindo de base para a execução de uma série de expedientes logísticos importantes, como o envio dos documentos de transporte de forma automatizada, a exemplo do CT-e.

Integração de sistemas

Por ter como uma das suas finalidades básicas a padronização da comunicação necessária entre diferentes agentes que participam da cadeia logística, o EDI também tem um forte apelo pela integração. Na prática, esse sistema permite que tecnologias diversas falem a mesma língua, evitando divergências na sincronização de dados e eventuais erros gerados por incompatibilidades de sistemas.

Dessa forma, a automatização promovida por esse sistema garante uma maior padronização dos dados e processos, minimizando a incidência de erros, sobretudo em expedientes fiscais e contábeis, cujo rigor é imposto pela legislação.

Segurança de dados

Do ponto de vista da segurança e confiabilidade dos dados, o EDI oferece um grande reforço às empresas. Esse sistema minimiza a ocorrência de erros na troca de informações, além de evitar discrepâncias de dados, o que pode ocasionar o preenchimento incorreto de documentos logísticos.

No mesmo sentido, o EDI também promove essa segurança ao eliminar grande parte dos expedientes manuais na gestão de documentos — um dos principais responsáveis pela ocorrência de erros em processos. Como isso, o EDI é capaz de preencher documentos, gerar e enviar arquivos eletronicamente, o que torna tudo mais seguro e ágil.

Monitoramento de entregas

Um dos atributos mais relevantes do EDI é o reforço à visibilidade das operações logísticas. Nesse sentido, por exemplo, além de integrar as informações e permitir o acesso compartilhado pelos diferentes agentes envolvidos na cadeia de suprimentos, o sistema promove a otimização na comunicação.

Esse fator, na prática, aumenta a transparência das atividades. Por exemplo, as informações relativas à movimentação da carga e eventuais ocorrências no transporte são emitidas diretamente para os clientes, o que fortalece o relacionamento comercial e aumenta a confiança entre varejo, indústria e distribuidores.

Interligação de departamentos

A troca de informações simplificada promovida pelo EDI, na prática, permite que os diferentes departamentos que se relacionam com os processos logísticos operem de forma mais integrada. O que acontece é que o EDI centraliza as informações, tornando-as inteligíveis para a realidade e necessidade de diferentes departamentos dentro da empresa.

Assim, por exemplo, estoque, comercial, transporte e financeiro têm acesso às informações de que necessitam para tomar decisões e atuar de forma equilibrada e coerente com as necessidades e com a realidade do negócio, evitando desajustes e prejuízos.

Redução de custos e falhas;

Indo além, o EDI ainda garante um melhor aproveitamento do tempo por ser mais eficiente no processamento de dados, emissão e transmissão de informações, como aquelas necessárias para NF-e, CT-e. Como se sabe, tempo é um elemento valioso na logística e está diretamente associado à produtividade e custos.

Diante disso, pode-se afirmar que o EDI também tem um grande potencial para reduzir custos. De início, a migração de processos para o formato digital e a automação proporcionada reduzem o consumo de papel nas empresas e ainda diminuem a probabilidade de erros e retrabalhos.

Além disso, o sistema EDI assume a execução de atividades antes direcionadas a colaboradores. Com isso, é possível alocar melhor os recursos humanos, aproveitando ainda mais suas capacidades, de forma a se aumentar a produtividade e reduzir os custos.

A automatização da troca de documentos logísticos, como vimos, é uma medida essencial para as empresas que buscam imprimir operações mais modernas, eficientes e rígidas do ponto de vista legal e operacional. O EDI, nesse contexto, surge como uma alternativa estratégica, acessível e capaz de garantir o nível de automatização e integração que o mercado exige.

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