Custos administrativos

Como diminuir os custos administrativos do varejo com a tecnologia?

Os custos administrativos envolvem os gastos para manter uma empresa funcionando de forma plena, o que é indispensável para a prestação de serviços. Um grande desafio das corporações é buscar alternativas para a redução de despesas, sem afetar a qualidade das ações.

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Para vencer essa barreira, é necessário contar não apenas com um planejamento estratégico, mas também, com procedimentos que sejam compreendidos pelos funcionários. Os recursos financeiros administrados corretamente possibilitam investir em inovação e em iniciativas voltadas para a melhoria contínua.

Veja como reduzir os custos administrativos no varejo

Neste post, vamos mostrar ações cruciais para a diminuição das despesas administrativas e a aplicação dos indicadores do varejo de forma mais inteligente. Confira!

Uso de software

A tecnologia ocupa uma posição cada vez mais estratégica no segmento corporativo. Por isso, é indispensável priorizar o uso de ferramentas que contribuam para aumentar a produtividade da equipe e gerenciar melhor as despesas.

Uma prova de como as companhias nacionais estão focadas em aproveitar os benefícios do avanço tecnológico é a pesquisa da Associação Brasileira de Softwares (Abes). O estudo aponta um crescimento de quase 10% nos investimentos feitos em Tecnologia da Informação em 2018 em relação ao ano anterior.

Uma iniciativa que apresenta bons resultados na redução de custos administrativos é o investimento em softwares para a cadeia de suprimentos. É possível, por exemplo, automatizar o envio de pedidos para a indústria, sem a necessidade de enviar e-mail, fazer ligações ou ter que redigitar. As soluções podem sair do seu ERP direto para o sistema do fornecedor.

Outra possibilidade é o agendamento de entregas nas docas. A tecnologia já permite a criação de um ambiente em que isso é feito de maneira padronizada, ágil e eficaz.

Integração de sistemas

Independentemente do porte, as empresas do varejo precisam administrar diversos tipos de informação. É necessário acompanhar com inteligência dados sobre RH, clientes, estoque, transporte e documentos administrativos, por exemplo.

Muitos departamentos contam com sistemas específicos para gerenciar os dados relativos aos trabalhos realizados. Com foco na redução de custos, as companhias estão apostando no sistema ERP, voltado para a gestão empresarial.

Essa ferramenta é responsável por integrar informações de diversas áreas, como marketing, finanças, recursos humanos, vendas, estoque etc. Contar com esses dados disponíveis é uma vantagem relevante para o gestor compreender melhor a origem dos custos administrativos.

Também é um fator que colabora para acelerar a tomada de decisão. Afinal, não é preciso perder tempo para acessar separadamente as informações de cada unidade para verificar o que pode ser feito para dinamizar os serviços e cortar despesas.

Para continuar sendo competitivas, as empresas necessitam de uma integração de dados plena e eficiente. Ter uma visão global do negócio deixou de ser um luxo e passou a ser uma obrigação, pois é o melhor caminho para identificar pontos de melhoria e oportunidades de crescimento.

Automatização de processos

Mesmo que exija muito esforço para conscientizar a equipe, a automação é um caminho que deve ser adotado para a redução de custos administrativos. No varejo e em outros segmentos, é possível fazer com que tarefas repetitivas sejam feitas por sistemas ou por máquinas.

Essa ação colabora para não apenas evitar erros, mas também, para otimizar o gerenciamento dos colaboradores. Por exemplo, o envio de pedidos para os fornecedores e o batimento de notas fiscais não precisa ser feita de maneira manual.

É viável contar com um sistema que faça esse serviço de forma automatizada. Mesmo que haja um volume maior de negócios, a empresa não necessita contratar mais funcionários para fazer essa atividade.

Dessa forma, é viável contratar colaboradores para outras atividades que podem gerar um diferencial em relação à concorrência. Por isso, automatizar processos é uma iniciativa cada vez mais estratégica.

Otimização de estoque

Um dos custos administrativos que mais geram preocupações nos varejistas tem relação com a gestão do estoque. Afinal, a presença de itens sem movimentação é sinônimo de perda de dinheiro e de falta de planejamento.

Essa situação pode ser facilmente evitada, desde que haja o foco em apostar em um software responsável por simplificar a distribuição e reposição de estoques. Essas ferramentas fazem todos os cálculos necessários para entender as necessidades do varejo, indicando as quantidades necessárias e as lojas para onde devem ser enviadas.

Gerenciamento de dados

Informação passou a ser um ativo cada vez mais importante para o varejo e outros segmentos do mundo corporativo. Ter um gerenciamento de dados eficiente é uma vantagem competitiva que permite antever as tendências do mercado e inovar de forma criativa.

Disponibilizar um produto com grande demanda antes da concorrência é, sem dúvida, uma forma de conquistar o público-alvo. A gestão das informações com inteligência também é importante para reduzir os custos administrativos.

Com base no histórico dos clientes, uma empresa do varejo pode definir como será o foco de uma campanha publicitária. Esses dados contribuem para não apenas evitar gastos desnecessários com a divulgação de promoções, mas também, para elaborar um conteúdo mais voltado para o público-alvo.

Armazenamento em nuvem

Por mais que uma corporação esteja crescendo, investir em um datacenter (ambiente em que dados são armazenados e disponibilizados) pode representar um aumento considerável nos custos administrativos.

Esse aspecto tem levado muitas organizações a apostar na computação em nuvem. A tecnologia é responsável por permitir o acesso a sistemas e a dados em qualquer dispositivo conectado à internet.

A computação em nuvem propicia a terceirização de investimentos pesados na infraestrutura de TI. Outro ponto positivo é contar com um apoio qualificado, o que minimiza eventuais problemas no acesso aos sistemas.

Essa tecnologia também contribui para a empresa priorizar ações estratégicas. Assim, os gestores terão mais condições de adotar medidas voltadas para cortar despesas e aumentar a eficiência.

Análise de resultados

Contar com informações confiáveis e atualizadas é um passo importante para um empreendedor pensar em mudanças para ter menos gastos. Essa realidade está mais próxima dos gestores por meio de softwares de gestão.

Esses sistemas podem oferecer resultados ligados, por exemplo, às vendas e às ações de marketing por um período (mês, trimestre, semestre etc.). Os dados sobre o desempenho corporativo são indicadores importantes sobre os pontos a serem melhorados.

Além disso, propiciam uma análise sobre eventuais iniciativas voltadas para diminuir os custos administrativos. Monitorar o rendimento e avaliar o cenário atual e o futuro são iniciativas cruciais para agir de forma mais estratégica e tomar as melhores decisões.

Como vimos, a tecnologia é a aliada perfeita para os empreendedores que desejam reduzir seus custos administrativos com eficiência. Por meio de softwares, será possível melhorar os processos e economizar com inteligência.

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