Como gerenciar a aprovação de pagamentos sem dor de cabeça?

Gerenciar a aprovação de pagamentos é uma daquelas tarefas básicas da área financeira que se não forem bem executadas podem resultar em um problemão. Quer ver só? Imagine controlar os valores exatos dos pagamentos, com datas variadas de vencimento e, de quebra, adequando a diferentes modos de efetuar as suas transações de acordo com cada instituição financeira. Basta que um desses dados esteja errado para que o prejuízo venha mais cedo ou mais tarde – seja em retrabalho ou em forma de juros.

É nesse cenário que surge a dúvida: o que sua empresa precisa procurar em uma suíte financeira para resolver essas e outras demandas da área? A resposta a esse anseio vem da tecnologia especializada, capaz de eliminar as dores de cabeça com a aprovação de pagamentos. Mas um sistema por si só pode não resolver: é necessário que essa solução tecnológica atue em sintonia com os reais desafios que a área financeira enfrenta.

Ao procurar uma solução para sua empresa, tenha em mente estes quatro desafios essenciais que ela precisa ajudar a solucionar:

  • Acesso aos diferentes portais bancários: avalie se a solução pesquisada possui integração nativa com diferentes bancos, o que contribui para ganhar agilidade na consulta e movimentação de dados de pagamento de fornecedores, tributos e folhas de funcionários. Um sistema único representa um ganho de produtividade por parte da equipe, que centraliza sua atenção na gestão e no cadastro de informações em um único lugar;
  • Vários layouts de bancos para adequação: fique atento também para que a solução tecnológica possibilite a integração de informações para todos os bancos através de um único formato de arquivo. A Febraban possui um formato padrão para integração de documentos com bancos, porém, cada instituição customiza esse formato de acordo com as suas necessidades, fazendo com que existam várias versões do layout Febraban (também conhecido como CNAB) no mercado. Essa comunicação simplificada e padronizada através de um único formato de arquivo, agiliza a troca de documentos das empresas com as instituições financeiras e reduz as chances de erros de cadastros;
  • Dificuldade para esclarecer dúvidas quanto a pagamentos: uma suíte financeira adequada para os agentes da cadeia de suprimentos facilita o acesso a dados financeiros para visibilidade de previsões de pagamento, geração de demonstrativos de pagamento e consultas gerais sobre o processo de contas a pagar. Verifique se a solução escolhida permite o acesso ao fornecedor para visualizar estes dados, pois, com isso, a informação pode ser conseguida com agilidade e, principalmente, sem causar interrupções nas equipes de trabalho;
  • Falta de controle integrado e segurança: certifique-se de que o sistema possibilita a integração de dados, viabilizando a autorização de pagamentos por alçada direta e cruzada e por títulos ou grupo de títulos. Fique atento também aos mecanismos de segurança da ferramenta e à disponibilidade de acesso e opte por soluções que permitam a navegação no sistema via web. Esses recursos são fundamentais para maior transparência e visibilidade dos pagamentos realizados ou a realizar.

Ao procurar uma solução de aprovação de pagamentos com esses recursos, será mais fácil gerenciar inúmeros tipos de transações, com diferentes fornecedores, tributos e outros tipos de pagamento com a devida agilidade e segurança total. Essa integração irá dinamizar a rotina da área financeira.

Continue ligado aqui no blog e saiba como a tecnologia pode contribuir para reduzir riscos contábeis para os agentes da cadeia de suprimentos!

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Autor

A NeoGrid é uma empresa brasileira de soluções para a gestão de Supply Chain com clientes em mais de 30 países e escritórios na América Latina, América do Norte, Europa e Ásia. Em plataforma exclusiva e completa, as soluções NeoGrid sincronizam a cadeia de suprimentos, trazendo como resultado a redução de rupturas (faltas) e, ao mesmo tempo, a redução de estoques.

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