Como simplificar a digitação do MDF-e?

O Fisco brasileiro tem exigido cada vez mais das empresas a automatização de seus processos, com o objetivo de assegurar a fiscalização na circulação de bens e na prestação de serviços. O MDF-e (Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico) faz parte da melhoria desse processo fiscalizatório e deve ser emitido por empresas prestadoras de serviço de transporte. As demais empresas também devem emitir o documento nas operações onde o transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas.

Se para o Fisco esse documento agiliza a verificação da carga e as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) correspondentes, para as empresas é mais um documento para ser preenchido, com muitas informações adicionais. O MDF-e é um grande agrupador de informações que contém um ou diversos CT-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônico) que, por sua vez, contém uma ou uma infinidade de NF-e. Imagine uma transportadora onde, em um único caminhão, há cargas de 50 clientes diferentes com 50 CT-e que contêm de uma a centenas de NF-e. Esse caminhão sai do Rio Grande do Sul com destino ao Ceará e, em cada fronteira de cada estado, os fiscais teriam que analisar dezenas de diferentes documentos.

Ao agregar tantas informações, a complexidade em fazer a digitação dos MDF-e sem uma ferramenta que integre e simplifique essa operação é bastante grande. Para facilitar esse processo, a NeoGrid – especialista em soluções para a gestão da cadeia de suprimentos – desenvolveu o monitor integrado em sua solução fiscal de MDF-e. Essa ferramenta permite visualizar todas as informações fiscais em um único lugar. O usuário pode digitar as informações do MDF-e e vincular os conhecimentos de transporte (CT-e) correspondentes. Não é preciso ter os dados dos CT-e, pois a vinculação acontece de forma automática. E o que é melhor: sem precisar fazer qualquer alteração ou adaptação no ERP (software de gestão) do cliente, simplificando todo o processo.

Saiba um pouco mais sobre a MDF-e e porque é importante contar com uma solução fiscal que facilite esse processo:

Qual a finalidade do MDF-e

O MDF-e substitui a utilização do atual Manifesto de Cargas e tem impacto direto para contribuintes que emitem CT-e e empresas que possuem transporte próprio ou embarcadores. A finalidade do MDF-e é agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte, como veículo e cadastro do motorista. Isso aumenta o controle de circulação de mercadorias possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre a Sefaz (Secretaria da Fazenda dos Estados).

Quais as vantagens

  • Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira: o MDF-e integra em um único documento todas essas informações dos documentos fiscais fazendo com que os processos realizados nos postos de fiscalização de mercadorias em trânsito sejam simplificados, reduzindo substancialmente o tempo de parada dos veículos de carga;
  • Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais: atualmente, os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco por um prazo de cinco anos. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, por exemplo, 100 manifestos por dia, ao final de um mês contará com aproximadamente 2 mil documentos, acumulando cerca de 120 mil ao final de cinco anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente, a guarda do documento em arquivo XML continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do acervo digital é muito menor do que o custo da guarda física;
  • GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: o MDF-e é um documento estritamente eletrônico e não requer a digitalização do original em papel. Sendo assim, possibilita a otimização dos processos de organização, a guarda e o gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e o intercâmbio das informações;
  • Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B): o B2B (business-to-business), ou relação entre empresas, é uma das formas de comércio eletrônico existente. Com o MDF-e, esse relacionamento é impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação via internet e pela segurança trazida com a certificação digital.

Como foi visto, o Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico aumenta a confiabilidade da fiscalização do transporte de cargas e melhora os processos de controle fiscal, diminuindo a sonegação de impostos.

Para os transportadores, possibilita a redução de custos de impressão do documento fiscal, de armazenamento de documentos e de tempo de parada em postos fiscais de fronteira – além de trazer mais segurança, pois até o cadastro do motorista é vinculado ao veículo e à carga. Em contrapartida, ao agregar um maior número de informações, sua digitação e o cruzamento de dados tornam-se mais complexos.

Facilite o processo de digitação do MDF-e com o MDF-e NeoGrid e visualize todas as suas informações fiscais em uma única tela.

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