O que devemos avaliar na hora de escolher uma solução de NF-e?

Com a grande utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), diversos softwares foram produzidos por empresas de TI, de todos os tamanhos. É um projeto relativamente fácil de ser desenvolvido. Por isso, muitas corporações sem a estrutura ideal se aventuram e criam soluções para executarem esse processo. Mas devemos nos perguntar: isso se resume apenas ao software?

Veja abaixo um gráfico de toda essa trajetória, basta clicar na imagem para ver em tamanho maior:

O que devemos avaliar na hora de escolher uma solução de NF-e?

Na hora de adquirir uma solução, as empresas devem analisar alguns itens, como por exemplo:

1.       Tamanho da empresa que desenvolve e implanta o software. Algumas perguntas que devem ser feitas: será que a corporação vai existir a longo prazo? Devemos nos preocupar com isso para não “ficarmos na mão” caso a empresa feche, seja vendida etc? Onde meus arquivos de NF-e estão? Quem vai manter a solução, suporte, alterações legais, prazo do contrato de fornecimento, cláusulas de segurança, etc?

2.       A segurança também deve ser muito bem detalhada. Onde meus arquivos trafegarão (segurança na transmissão)? Onde serão armazenados (segurança de hosting)? Onde meu certificado digital será armazenado? Como o certificado será incluído nos arquivos da NF-e? Todas estas questões devem ser levantadas para que não criemos um passivo com a SEFAZ Se na hora de auditoria não tivermos disponíveis os arquivos das NF-e’s, podemos sofrer nas mãos de estelionatários fazendo uso do certificado digital para empréstimos, fraudes, entre outros.

3.       A área de suporte é outro ponto de atenção, pois se o funcionamento dela não ocorrer de forma correta quando a empresa necessita faturar, a operação ficará completamente paralisada. É preciso estar atento a detalhes como: níveis de suporte; se possui atendimento 24h por dia, sete dias por semana; se é on-line ou via telefone; que ferramentas são usadas além das pessoas para prestar este serviço; backup etc.

4.       Por último, questões que não podem passar em branco: A solução de NF-e que está sendo contratada é escalável? Posso usá-la para ajudar a minha empresa a melhorar ou automatizar mais processos, como recepção automáticas das NF-e’s, disponibilização automática dos arquivos digitais aos meus clientes, entre outros?

Estes são apenas alguns pontos em que se deve preocupar na hora de avaliar. Leve em consideração as necessidades específicas que sua empresa pode ter. E lembre-se sempre: se a solução de NF-e parar, a operação da empresa também para!

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