O que é EDI e qual seu papel nas empresas?

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O ambiente digital é hoje o principal meio de troca de informações entre as empresas, sobretudo em setores como a indústria, o varejo, a logística e o financeiro. Entretanto, se cada software usa uma linguagem diferente, a comunicação pode ser mais difícil. Contudo, o Eletronic Data Interchange (EDI) surge como uma solução para essa questão. Afinal, você sabe o que é EDI e como ele funciona?

Neste artigo, você encontrará tudo o que precisa saber sobre esse sistema, além de algumas dicas para que você tenha sucesso na implantação na sua empresa. Confira!

O que é EDI?

O Eletronic Data Interchange (EDI) é uma tecnologia que faz a integração de dados entre empresas. Seu objetivo é facilitar e agilizar a troca de informações, algo fundamental para o segmento mercantil. Grosso modo, o EDI permite que diferentes tecnologias “falem a mesma língua”, trocando dados entre si para evitar a necessidade de uma intervenção humana.

A dificuldade na comunicação acontece devido ao fato de que cada desenvolvedor de software usa suas próprias linguagens de programação, estratégias e métodos. Logo, um arquivo gerado por uma plataforma comercial pode ser ilegível para um sistema diferente. Afinal, este segundo pode não ler aquele formato ou mesmo procurar os dados no local errado.

O EDI opera por meio de um tipo de protocolo que contém regras de padronização para a emissão dos arquivos digitais, o chamado layout EDI. No mercado de logística, por exemplo, o formato XML e o padrão EDI Proceda são os mais utilizados pelas empresas.

E se o ritmo do mercado exige muita produtividade no recebimento, essa tecnologia passa a ser insubstituível.

Qual o impacto do EDI na cadeia de suprimentos?

Quando mencionamos que a intervenção humana deixa de ser necessária em certos processos, isso significa sincronizar os dados entre duas empresas. Quando a distribuidora envia um produto para o varejista, por exemplo, o EDI permite que os dados registrados na empresa emissora dos documentos fiscais sejam automaticamente assimilados pelo sistema do recebimento.

Além de promover um ganho de tempo expressivo, a tecnologia dá mais segurança às operações. A mesma lógica acompanha toda a cadeia de suprimentos, incluindo fornecedores de matéria-prima, indústria e varejo. Veja um exemplo prático.

Quando o varejista envia um pedido para a indústria, ele é automaticamente registrado no sistema. Na execução do picking e packing, o risco de uma falha humana será eliminado. Na prática, além de ganhar tempo, o EDI garantiu que a indústria está enviando precisamente aquilo que foi solicitado.

Já entre a transportadora e a indústria, alguns processos otimizados pelo EDI envolvem o envio de:

  • notas fiscais relacionadas aos produtos a serem transportados;
  • relatório de produtos entregues naquele dia, além das ocorrências de transporte;
  • documento com a lista de materiais prontos para retirada na empresa;
  • lista de materiais já embarcados nos transportes;
  • lista de conhecimentos já faturados;
  • documentos de cobrança das entregas realizadas pela transportadora.

São atividades que impactam diretamente a dinâmica da logística, um setor cujo desempenho é estratégico para todas as empresas envolvidas com a cadeia de suprimentos.

Como aplicar o EDI nas empresas?

Antes de começar, é preciso ter em mente que a adoção do EDI envolve alinhar as estratégias com os demais envolvidos: fornecedores, clientes, transportadoras e parceiros comerciais em geral. Eles devem entender as vantagens do uso dessa tecnologia, assim como os impactos práticos que mencionamos anteriormente.

A partir desse ponto, você pode seguir os seguintes passos.

1. Defina um responsável

O investimento exige, é claro, tempo e dinheiro. Por isso, é essencial planejar os detalhes da implantação, o que pode ser feito com mais facilidade com uma pessoa ou equipe focada nisso. Suas atribuições básicas devem incluir levantar orçamentos, estabelecer as etapas (instalação, treinamento etc.) e coordenar o processo em todos os departamentos envolvidos.

Vale destacar que a pessoa ou equipe responsável será o principal ponto de comunicação com os clientes no que diz respeito à instalação do sistema.

2. Faça um mapeamento de processos

Para que o EDI tenha um desempenho de ponta, é preciso compreender a fundo o funcionamento da organização, suas demandas e as oportunidades. Nesse sentido, um mapeamento de processos ajuda a identificar os pontos de conexão com as outras empresas. Então, você poderá definir qual será a melhor forma de inserir a tecnologia nesse contexto, respeitando a dinâmica e a cultura organizacional.

3. Selecione um fornecedor para a tecnologia

Existem diferentes fornecedores de EDI, o que significa que você terá que encontrar um que atenda às demandas específicas da sua empresa. Vale a pena considerar, por exemplo, se o EDI se comunica especificamente com os módulos das soluções que você utiliza — como o software de Planejamento de Vendas e Operações (S&OP), o ERP, o CRM etc.

Uma rede interoperável de valor agregado (VAN) é um outro diferencial importante, além de questões relacionadas à própria interface: as opções de língua, o suporte técnico, soluções complementares etc. Lembre-se de pesquisar a satisfação de outros usuários e a reputação do fornecedor em questão para acertar na escolha.

4. Estabeleça métodos de trabalho e faça testes

Um novo mapeamento de processos deve ser feito considerando o cenário pós-implementação, já que os departamentos terão que se adaptar às mudanças. Nesse momento, é crucial contar com o suporte do fornecedor do EDI para acompanhar o processo, tirar dúvidas e ajudar na normalização.

Uma dica importante é estabelecer prazos para cada etapa e, é claro, acompanhar de perto o processo do início ao fim. Um projeto piloto pode ser uma boa alternativa para evitar uma migração total de uma vez só. Se optar por esse caminho, faça a instalação e comece a transferir as atividades para o sistema aos poucos.

Por fim, vale destacar a importância de ser criterioso na escolha das soluções tecnológicas como um todo. Uma das tendências da transformação digital é a integração de dados, centralizando os processos em plataformas mais completas e, com isso, aproximando os departamentos. Assim, a empresa opera de forma mais orgânica, com todas as equipes alinhadas em torno dos mesmos objetivos.

Agora que você já sabe o que é EDI e como ele funciona, faça uma análise da sua cadeia de suprimentos e veja como ela pode ser beneficiada por uma solução desse tipo. Com isso, você promove mais agilidade e segurança nas suas operações comerciais!

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