Recuperação de XML: como garantir 100% do seu acervo fiscal?

Se sua empresa não tem todos os arquivos fiscais no acervo, saiba que é possível recuperar arquivos XML da base do governo desde 2009, ano em que o projeto de SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) foi iniciado. Mas porque recuperar os arquivos de NF-e e CT-e uma vez que foram escriturados tanto tempo atrás? Porque você corre riscos por não possuir seu acervo fiscal completo, como: possibilidade de falta de tomada de créditos quando possível,  problemas de escrituração e multas pesadas.

Com a obrigatoriedade de manter o arquivamento destes documentos por cinco anos e mais o período corrente, e como o risco de multas nesse cenário é por arquivo faltante, se houver uma auditoria da SEFAZ (Secretaria de Fazenda dos estados), sua empresa pode ter que arcar com uma quantia significativa em autuações. Além disso, cada estado possui uma legislação diferente no que diz respeito às multas, então, o valor pode ser vultoso.

Porque ocorreram falhas no processo?

O início do projeto de SPED Fiscal no Brasil demandou uma mudança de cultura muito grande em relação ao processo físico, com papel, e até as empresas se adaptarem ocorreram falhas no processo. O fluxo de envio e recebimento de XMLs, ainda em fase inicial, acabou gerando um grande número de documentos eletrônicos que não foram disponibilizados pelo destinatário ou mesmo bases de dados perdidas ao longo dos anos. Por esse motivo, entre os anos 2009 e 2012, muitos arquivos foram perdidos e, na maior parte dos casos, as empresas só tem os DANFEs e não os XMLs.

Mesmo agora, depois de tanto tempo, muitas empresas ainda guardam os arquivos físicos das NF-e recebidas. Mais um motivo para contar com uma solução de recuperação de XML e manter um acervo fiscal 100% digital: a manutenção dos arquivos eletrônicos é muito mais simples e reduz custos.

Atualmente, o processo de envio e recebimento de NF-e e CT-e é mais controlado e há diversos pontos onde existem uma revalidação ou consulta de status na SEFAZ. A própria Manifestação do Destinatário permite que o contribuinte faça o download das notas destinadas ao seu CNPJ diretamente da SEFAZ. Isso é realizado por meio de consulta por ferramentas homologadas e utilizando o certificado digital da empresa. Ao automatizar esse processo com uma solução fiscal especializada, não é preciso depender do fornecedor para enviar a NF-e por e-mail, o que garante a integridade do seu acervo fiscal de forma permanente.

E como fazer a recuperação de XML depois de tantos anos? É muito complicado?

Ao contrário do que muitos imaginam é possível, sim, realizar o download dos arquivos de histórico da SEFAZ por meio de consulta e download manual no próprio portal do governo. O problema é que isso gera um esforço enorme de trabalho, o que torna inviável o processo para grandes volumes.

Foi por esse motivo que a NeoGrid viabilizou uma oferta de serviço de recuperação de XML. O tempo médio de recuperação de acervos fiscais é de 15 dias a partir da contratação. Isso é possível porque a ferramenta da NeoGrid é robusta e veloz e faz todo processo sem intervenção humana. Para o processo de recuperação os requisitos são muito simples: você apenas precisa da lista de chaves de acesso e do seu certificado digital. A senha do certificado digital pode ser informada por você mesmo, diretamente na ferramenta de recuperação de XML, assim a operação fica muito mais segura.

Fique longe dos riscos de não contar com o acervo íntegro de documentos fiscais e se beneficie das vantagens do arquivamento digital para a gestão das NF-e: conte com o serviço de Recuperação de XML da NeoGrid para solucionar esse problema.

Entre em contato conosco e saiba mais sobre esse serviço e sobre as nossas soluções de fiscais!

Autor

A NeoGrid é uma empresa brasileira de soluções para a gestão de Supply Chain com clientes em mais de 30 países e escritórios na América Latina, América do Norte, Europa e Ásia. Em plataforma exclusiva e completa, as soluções NeoGrid sincronizam a cadeia de suprimentos, trazendo como resultado a redução de rupturas (faltas) e, ao mesmo tempo, a redução de estoques.

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