Suíte financeira: o que é e por que sua empresa precisa de uma

Já imaginou poder contar com um sistema que capta e gerencia as principais informações e transações financeiras do seu negócio de forma integrada e automatizada? Assim funciona a suíte financeira.

A solução é um conjunto de aplicações focadas nos principais processos da área financeira de uma companhia como pagamentos, cobranças, extratos bancários e vendas por cartões eletrônicos. Ela promove a integração entre empresas e seus parceiros de negócio, sejam eles internos ou externos à cadeia de suprimentos, agilizando trocas de documentos eletrônicos e demais processos por meio da automatização. Em função disso, é capaz de transformar desafios como estes:

  • Recebimento e envio de arquivos incompatíveis com o seu sistema e de seus parceiros de negócios;
  • Falta de histórico para consulta de documentos emitidos e recebidos;
  • Pouca agilidade para realizar processos, buscar informações relacionadas e tomar decisões;
  • Dificuldades na integração com o ERP (sistema de gestão);
  • Erros de digitação e manipulação de arquivos de maneira manual.

Em resultados como estes:

  • Capacidade de adaptação a qualquer layout de documento a ser recebido e emitido;
  • Armazenamento de documentos eletrônicos de forma organizada com geração de relatórios e consultas.
  • Consolidação de dados em uma plataforma única, facilitando consultas e oferecendo melhor suporte à tomada de decisão;
  • Recebimento automático de documentos e facilidades de importação das informações no ERP.

Saiba mais sobre as principais funcionalidades que compõem uma suíte financeira:

#1 Aprovação de pagamentos

Quando chega a hora de realizar os pagamentos da sua empresa é sempre a mesma coisa: a área de contas a pagar não tem o controle das faturas que já foram pagas e das que ainda precisa quitar, há várias autorizações pendentes, você passa horas lidando com diversos portais bancários e ao fazer a troca de documentos com os bancos os layouts precisam ser sempre ajustados, gerando gastos extras a cada conversão.

Um tanto atribulado, não é? Mas a verdade é que não precisa ser assim. Utilizando uma solução de aprovação de pagamentos disponível na suíte financeira tudo fica mais ágil e menos complicado ao gerenciar e efetuar inúmeros tipos de pagamento em uma única plataforma, a qual é alimentada por meio da troca de informações com os bancos e do ERP (sistema de gestão) utilizado pela empresa.

#2 Emissão de boletos

 Outra tarefa que não precisa ser complicada dentro da sua empresa é a emissão de boletos, até porque, apesar de importante, é uma atividade puramente operacional e não há necessidade de manter uma equipe investindo tempo e energia na sua execução. Ao utilizar uma solução para automatizá-la, a companhia pode publicar, visualizar e gerenciar cobranças de clientes em um único local, o qual é atualizado com informações dos bancos constantemente.

Isso ajuda a empresa a rastrear e acompanhar a situação dos boletos enviados, permitindo controlar se o cliente recebeu a fatura e se foram agendados pagamentos, por exemplo, melhorando também o nível de serviço oferecido ao agilizar a disponibilização de segundas vias e, com isso, reduzir os índices de inadimplência. Com o Emissão de Boletos você também pode gerar a segunda via de títulos de cobrança vencidos com atualização do valor do título incluindo juros e multa para quitação imediata em qualquer meio de pagamento!

 #3 Consolidação de extratos

“Automatizar” também é palavra de ordem quando o assunto é facilitar a consolidação de extratos. Caso contrário, sua empresa nunca vai fugir da rotina de acessar vários portais bancários, fazer download ou imprimir extratos e ter que digitar as informações – estando sujeita inclusive a cometer erros nesse registro. Além disso, o resultado de todo esse esforço é ter ainda muitas dificuldades para o controle e a visibilidade do fluxo de caixa.

Percebeu alguma semelhança com os processos da sua empresa hoje? Uma solução de consolidação de extratos bancários é capaz de automatizar a captura dos extratos de todas as contas da companhia junto aos bancos, dando mais agilidade e acuracidade ao processo e armazenando os documentos em um só lugar. Isso proporciona a visualização das informações de forma consolidada e, com isso, mais agilidade e segurança na tomada de decisões, além da integração rápida dos dados ao ERP.

 #4 Gestão de vendas por cartões 

De que forma sua empresa lida com os riscos trazidos pelas vendas por cartões eletrônicos, realidade cada vez mais presente no país? As perdas que podem ocorrer nessas transações, seja por cancelamentos, vendas não confirmadas pelas operadoras ou um dia de venda não processado por determinada loja de uma rede, por exemplo, podem ser uma verdadeira fonte de prejuízo para o varejo.

Realizar uma gestão de vendas por cartões de forma automatizada, no entanto, ajuda a empresa a ter todas as informações relevantes dessas operações em um único local, tais como confirmações de recebimentos, fluxo de recebíveis e vendas por bandeira e operadora, agilizando (e muito!) o acompanhamento diário e protegendo o negócio de situações que podem comprometer seus rendimentos.

A integração com os parceiros de negócio, proporcionada a partir da tecnologia, padroniza e agiliza processos comerciais e, com isso, melhora fluxos e torna os integrantes da cadeia mais preparados para aproveitar as novas oportunidades de negócio que estão por vir, além de melhorar o desempenho coletivo de todos os parceiros. Isso sem falar na tranquilidade de estar trabalhando com dados sempre corretos e atualizados.

Aproveitar todas as funcionalidades oferecidas por uma suíte financeira e usufruir uma solução completa, portanto, é o primeiro passo para construir uma administração financeira sólida para a empresa crescer de forma sustentável e aumentar sua participação de mercado. E então, já decidiu por onde você vai começar a implementar o projeto da suíte financeira no seu negócio?

Autor

A NeoGrid é uma empresa brasileira de soluções para a gestão de Supply Chain com clientes em mais de 30 países e escritórios na América Latina, América do Norte, Europa e Ásia. Em plataforma exclusiva e completa, as soluções NeoGrid sincronizam a cadeia de suprimentos, trazendo como resultado a redução de rupturas (faltas) e, ao mesmo tempo, a redução de estoques.

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