Tire todas as suas dúvidas sobre gestão de estoque!

A complexidade da cadeia de suprimentos e a necessidade de se investir em estratégias para reposição de produtos faz da gestão de estoque um dos maiores desafios do varejo.

Em tempos de baixo crescimento econômico e de mudança comportamental do consumidor, para alcançar bons resultados e se destacar no mercado, a empresa precisa compreender as necessidades do seu público, identificar gargalos e gerenciar o estoque com eficiência.

Ao mesmo tempo, sabe-se que manter o balanceamento adequado de estoque  durante todo o ano não é uma simples missão. Além disso, faz toda a diferença alinhar conhecimento e boas estratégias.

Levando isso em conta, elaboramos este material completo sobre gestão de estoque. Este é o primeiro passo para que você consiga entender e aperfeiçoar tal processo em seu negócio.

Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas!

O que é gestão de estoque?

Pode parecer simples, mas compreender esse conceito é essencial para o sucesso do empreendimento. Além disso, muitos gestores têm uma noção básica sobre o processo, mas não dominam alguns pontos essenciais.

A gestão de estoque está relacionada ao gerenciamento dos produtos que, no futuro, gerarão receita à empresa. Trata-se de uma atividade complexa, que engloba diversas etapas, como:

    • a definição dos fornecedores;
    • a escolha das estruturas de armazenamento;
    • o acompanhamento do consumo de cada produto em cada ponto de venda;
    • a adequada reposição de estoque;
    • o controle das perdas;
    • o modo de distribuição da mercadoria para os pontos de venda;
    • o planejamento de vendas e marketing;
  • a realização de inventários periódicos.

Percebeu como a gestão de estoque não pode ser resumida à reposição de mercadorias? Ela lida com uma série de atividades que se interligam e garantem que o negócio mantenha suas vendas aquecidas e não sofra com faltas ou excesso de mercadorias.

Por que a gestão de estoque é importante?

Afinal, por que a gestão de estoque é tão importante? Indústrias, distribuidores e varejistas estão sempre investindo na melhoria desse processo e fazem isso por motivos simples.

Quem atua na fabricação e venda de bens de consumo depende de um estoque bem gerenciado, pois a falta de cuidados com essa estratégia pode comprometer sua sobrevivência no mercado.

Na corrida pela preferência do consumidor, as empresas já entenderam que atender o cliente no tempo certo e na quantidade desejada é um grande diferencial competitivo — o que só é possível com um controle de estoque eficiente.

O crescimento empresarial está intimamente ligado à sua capacidade de estruturar e gerenciar um bom estoque.

Somente com um estoque assertivo  e coerente às demandas do consumidor é que uma empresa consegue desenvolver boas vendas. Imagine o quanto é prejudicial receber um cliente e ter que dizer: “não temos o produto em estoque”.

Além de gerar frustração no público-alvo, o problema afeta a imagem da marca e abre espaço para a concorrência. Afinal, quem precisa corre atrás do negócio que tem a mercadoria e é capaz de concretizar a venda — ainda que pratique um preço superior.

Evitar esse tipo de situação é um dos principais objetivos das corporações atuais e pode ser alcançado com a gestão do estoque. Esse processo é o grande responsável por manter o negócio em funcionamento e assegurar a plena satisfação de seu público-alvo.

Como fazer gestão de estoque?

Conforme visto, a gestão de estoque envolve diversos processos. O gestor que atua nessa área deve desenvolver habilidades e conhecimentos em múltiplas áreas e apostar em uma comunicação efetiva com outros setores da empresa e com clientes, parceiros e fornecedores.

Para ajudá-lo com essa tarefa, reunimos algumas dicas que trarão eficiência, economia de tempo e redução de gastos durante a gestão do estoque. Acompanhe!

Faça um inventário do estoque

Quando foi a última vez que você fez um inventário do seu estoque? Esse é um procedimento muito importante e deve ser realizado com periodicidade por qualquer empresa.

Os riscos relacionados à falta de inventário são grandes e vão desde a perda de mercadorias em estoque à insuficiência de produtos para suprir a demanda no ponto de venda.

Por isso, sua primeira providência será listar todas as mercadorias existentes em seu estoque e a quantidade de cada uma delas. Em seguida, separe-as por categorias, pois isso facilita o controle ao longo do ano.

Com esses dados em mãos, é indicado que você avalie a existência de itens com vencimento próximo ou obsoletos. Além disso, o fluxo de entrada e saída deve ser controlado de perto, pois traz mais segurança e visibilidade.

Você percebeu que essas ações previnem falhas? Pois bem, o ideal é que elas sejam delegadas a uma equipe ou colaborador específico. Dessa maneira, as inconsistências nos dados serão reduzidas.

Automatize os processos

A transformação digital é uma realidade e seus benefícios precisam ser aproveitados dentro do universo empresarial. Por isso, nossa dica é que você automatize o controle e a gestão do estoque.

Ao utilizar soluções tecnológicas, seu negócio passa a se tornar mais eficiente. O monitoramento automatizado do consumo e das entradas e saídas das mercadorias elimina a necessidade de inventários manuais, liberando a equipe para atividades mais estratégicas.

Além disso, esses recursos permitem a comunicação e visibilidade da venda ao consumidor final e a baixa no estoque, o que dá uma noção real sobre a quantidade de produtos armazenados e, claro, sobre a necessidade de repor mercadorias.

Em resumo, apostar no ressuprimento automático de estoques e em tecnologias que favorecem o seu controle  é uma das decisões mais vantajosas que se pode tomar.

Treine seus colaboradores

Você já ouviu falar que os colaboradores são um dos bens mais valiosos de uma organização? Essa afirmativa é verdadeira, mas só se aplica quando se possui funcionários capacitados e eficientes.

Dentro do setor de compras, é fundamental que o pessoal esteja preparado para lidar com as ferramentas, relatórios e com os próprios produtos. Quanto mais qualificada for a sua equipe, melhor será o gerenciamento do estoque.

Lembrando que as capacitações devem ser periódicas e baseadas nas necessidades do cotidiano do setor. Por exemplo, caso você perceba que seus colaboradores possuem dificuldades em utilizar o sistema de gestão, é interessante promover cursos ou investir em tutoriais.

Aposte no processo colaborativo

Quer repor estoques com agilidade e precisão? A resposta pode estar no processo colaborativo.

Quando falamos em colaboração, devemos destacar a importância de uma atuação conjunta e alinhada de todos os elos da cadeia de suprimentos. Indústria a varejo devem falar a mesma língua e pautarem sua atuação em um mesmo indicador: sell-out (venda ao consumidor final).

Quando há essa comunicação e interação, a cadeia opera de maneira mais eficiente, pois as empresas deixam de balizar o trabalho pelas vendas que fazem entre si e evitam a tática de empurrar mercadoria para o elo seguinte. A indústria vai receber dados de estoque e vendas do varejo e vai repor o que for necessário e não na quantidade que julgar melhor para o seu negócio.  

Além disso, o  processo colaborativo também precisa considerar um trabalho em conjunto interno, entre os setores da empresa. A  ideia é que a gestão do estoque deve ser executada com o auxílio de áreas como vendas, marketing e financeiro e que, também, se baseia na visibilidade das necessidades do público-alvo.

Fique atento ao consumo e aos níveis de estoque no ponto de venda

Esse talvez seja o grande diferencial de uma gestão de estoque eficiente. Conhecer o consumo no ponto de venda e saber os níveis de estoque nos canais de venda e distribuição é algo que permite à indústria e aos varejistas (sejam eles pequenos ou grandes) dimensionarem a reposição das mercadorias com sucesso.

Quando você acompanha esse dado, é muito mais fácil assegurar que o seu consumidor encontre o produto que precisa, na hora certa e na quantidade adequada.

Na prática, seu estoque se torna mais assertivo  e livre de excessos ou faltas de mercadorias. Ou seja, a ruptura nas prateleiras é reduzida com estratégia, minimizando as perdas financeiras e, também, de credibilidade — comum quando o cliente fica insatisfeito ao não encontrar o que procura.

Estabeleça uma margem para perdas e danos

Por mais eficiente e planejada que seja a sua gestão de estoque, é possível que existam perdas. Elas acontecem devido a erros na armazenagem, furtos, vencimento do produto e até falta de qualidade das embalagens.

Nem sempre o problema é evitável. Ainda assim, é produtivo que se tenha um limite aceitável de perdas. Isso significa que você precisa monitorar esse dado e identificar prejuízos acima do tolerável.

A melhor tática é utilizar métricas de desempenho e um software que registre essas informações de maneira detalhada. Assim, você poderá ter acesso rápido e seguro aos índices de perdas e planejar ações para minimizar o problema.

Conheça os custos de armazenamento

A logística, por si só, consome boa parte do orçamento de uma empresa — cerca de 12,37% de sua rentabilidade — e os custos com armazenamento estão entre os grandes pontos de consumo de capital.

Em uma pequena e média empresa, os custos com o local destinado ao estoque e com as estruturas de armazenagem podem ser altos e, por isso, é importante conhecer com clareza tudo o que é gasto durante o processo.

A visibilidade desses dados favorece a otimização dos recursos e permite que o gestor identifique os principais gargalos existentes em seus centros de distribuição e armazéns.

Promova produtos parados por muito tempo

Lembra que falamos que a gestão do estoque depende de uma comunicação inteligente com outros setores da empresa? Pois bem, esse detalhe é essencial para a promoção de campanhas que visam colocar em circulação produtos que estão parados na etapa de armazenamento.

Para isso, obviamente, será necessário ter um controle preciso das datas de entradas dos produtos e do consumo no ponto de venda. Assim, sempre que o gestor identificar mercadorias com risco de se tornarem obsoletas, é interessante estabelecer um diálogo com a equipe de vendas e marketing e planejar ações promocionais.

Essa é uma técnica de gestão de estoque no varejo muito comum. Os famosos “saldões” e “queimas de estoque” são recorrentes no mercado, afinal, previnem prejuízos e fomentam as vendas.

Utilize bons indicadores de desempenho

Por último, mas de grande relevância, gostaríamos de ressaltar o uso de indicadores para gestão de estoque.

William Deming, grande estatístico americano, afirma que “o que não é medido não é gerenciado” e que “se você não pode descrever o que está fazendo com um processo, você não sabe o que está fazendo”.

Essas são frases famosas e com uma interpretação muito atual e coerente quando tratamos da gestão do estoque. Afinal, o gestor só consegue mensurar seus resultados quando utiliza bons indicadores de desempenho, caso contrário, ficará perdido em meio a dados que não sabe aproveitar.

Portanto, para aperfeiçoar esse processo e garantir resultados ainda melhores, é essencial basear suas decisões em bons indicadores, como:

    • giro de estoque;
    • ruptura;
    • OSA — disponibilidade do produto de acordo com expectativa e histórico de vendas;
    • perdas;
    • cobertura de estoque;
    • estoque virtual;
  • excesso de estoque (IVD – Inventory Value Day).

Quais os benefícios de uma gestão de estoque eficiente?

Qualificar a gestão de estoque é investir no crescimento saudável de seu negócio. Isso porque o monitoramento e planejamento desenvolvidos ampliam os resultados obtidos e auxiliam na reposição do estoque.

Mas isso não é tudo. Para que você compreenda de uma vez por todas a importância de se dedicar a esse processo, reunimos alguns benefícios que fazem a diferença para qualquer negócio. Confira!

Aumento da satisfação da clientela

Quando o estoque é gerenciado com eficiência, o consumidor é um dos mais favorecidos. Isso porque ele sempre encontrará o que precisa, na hora e na quantidade certa.

Como você sabe, garantir a satisfação do cliente é uma das premissas para que uma empresa cresça e se destaque no mercado. Um consumidor contente se transforma em uma poderosa ferramenta de marketing e ainda se fideliza.

Imagine que você possua um supermercado e que se esforce para assegurar que todas as categorias de produtos estejam nas prateleiras. O consumidor percebe esse cuidado e sabe que encontrará o que precisa em seu negócio.

Com isso, além de optar pela empresa ao sair para as compras, é provável que ele comente com amigos e familiares sobre a eficiência e variedade de produtos disponíveis.

Redução de faltas e excessos de produtos

A ruptura nas lojas e gôndolas é um problema. Mas o excesso de mercadorias traz prejuízos igualmente sérios.

Entretanto, negócios que investem em gestão de estoque, com apoio tecnológico e soluções de visibilidade da cadeia de suprimentos, enfrentam esse tipo de obstáculo com menos frequência.

A premissa é bem simples: quanto melhor é o gerenciamento e monitoramento do estoque, menor é a probabilidade de se adquirir produtos em excesso e ter faltas nos pontos de venda — o que favorece as finanças da empresa.

Manutenção do ritmo de produção

Quem atua na indústria sabe que a produção não pode parar. O varejo (e o consumidor) dependem da continuidade das atividades na empresa e, por isso, a matéria-prima deve sempre estar disponível.

Essa é uma vantagem importante da gestão do estoque, já que assegura que os funcionários terão os insumos necessários para produzir e cumprir com os contratos firmados.

Fomento às vendas

Pense bem: se o estoque é equilibrado e capaz de atender à demanda do consumidor, naturalmente as vendas serão impulsionadas.

Como consumidor, é provável que você já tenha pensando em adquirir um produto e estava pronto para fechar negócio, mas foi informado de que não havia estoque para atendê-lo e que, por isso, seria necessário aguardar alguns dias.

Quando isso ocorre, a experiência de compra é comprometida e a jornada interrompida. Na prática, o consumidor pode desistir totalmente da compra, procurar seu concorrente ou aceitar o prazo informado.

Como se observa, as chances de que isso prejudique suas vendas é bem maior. Por outro lado, quando o produto está ao alcance de suas mãos, é mais fácil convencer o cliente a levá-lo, aproveitando, inclusive, as compras por impulso.

Equilíbrio financeiro

Estoque equilibrado é sinônimo de saúde financeira. Uma empresa que compra e repõe mercadorias no ritmo e quantidade adequada consegue manter suas finanças organizadas, pois aproveita melhor seus recursos.

Como não há desperdício de capital com compras desnecessárias, é possível investir em áreas e ações estratégicas, o que favorece o desenvolvimento contínuo e duradouro do negócio.

Garantia de entregas dentro do prazo

Esse é um benefício importante para os negócios que atuam com e-commerce. Como se sabe, o consumidor contemporâneo está cada vez mais exigente e valoriza bastante a agilidade na entrega de seus pedidos.

O que podemos observar é que a gestão do estoque permite que a loja virtual tenha os produtos para despacho rápido. Dessa forma, consegue reduzir o prazo e garantir que a mercadoria chegará ao destino, conforme combinado com o cliente.

O que fazer para automatizar o gerenciamento do estoque?

Muitos gestores compreendem a necessidade de automatizar o gerenciamento do estoque, mas têm dúvidas sobre como implementar essa estratégia de maneira segura e produtiva. Se você também está passando por esse dilema, não precisa se preocupar!

A verdade é que automatizar não é uma tarefa complexa. O primordial é que o negócio compreenda as suas necessidades e procure um fornecedor de qualidade.

Cada empresa possui características singulares e, claro, enfrenta desafios distintos. Durante o gerenciamento de estoque, você pode identificar erros nos lançamentos manuais, falta de informação sobre o consumo, ineficiências no controle de validade das mercadorias e diversas outras questões.

Anote bem essas limitações e procure por um fornecedor que ofereça ferramentas capazes de solucioná-las de maneira eficiente e segura.

É importante destacar que essa análise é que garante um bom retorno sobre o investimento. Afinal, de nada adianta escolher o sistema mais barato, se ele não for útil para as suas necessidades.

Quais são as ferramentas para automatizar a gestão do estoque?

Para finalizar este material e torná-lo o mais completo possível, apresentamos a seguir algumas opções de ferramentas que auxiliam na gestão de estoque. Elas foram desenvolvidas pela Neogrid, especialista em gestão automática da cadeia de suprimentos.

Com apoio em alta tecnologia, as soluções apresentadas têm o potencial de revolucionar a maneira com que o estoque de sua empresa é monitorado e gerenciado. Acompanhe!

VMI – Estoque gerenciado pelo fornecedor

O VMI é uma das soluções da Neogrid mais eficientes para a gestão do estoque. Ele permite que a indústria faça a gestão de seus produtos diretamente no varejo, realizando a reposição automática com base em dados diários de estoque e vendas. As partes negociam um volume mínimo de estoque, que, ao ser atingido, dispara o gatilho para o abastecimento na quantidade adequada. Dessa forma, os fabricantes conseguem controlar de maneira mais precisa o nível dos produtos nos clientes, evitando faltas e excessos.    .

DRP – Planejamento de distribuição

O DRP automatiza o planejamento de distribuição da cadeia interna do varejo (CD-lojas), fazendo com que o produto certo chegue na quantidade ideal, no local e hora certa. Com isso, ele melhora o giro de estoque, reduz as rupturas e favorece o desenvolvimento de indústrias e varejos.

Visor Indireto

Muito importante para a indústria, o Visor Indireto fornece à empresa informações precisas sobre vendas e níveis de estoque dos distribuidores. Com maior visibilidade sobre a performance de seus produtos no canal indireto, é possível operar com mais eficiência.

Visor Direto

O Visor Direto é uma solução completa e que permite à indústria monitorar indicadores de estoque e vendas de seus produtos nos varejos , loja a loja, diariamente, de maneira automatizada. Por meio de indicadores e informações precisas da Neogrid, você conseguirá realizar a gestão do estoque com inteligência e estratégia, tomando ações imediatas para evitar faltas e excessos de estoque.

Conforme visto, todos esses objetivos podem ser alcançados quando se possui uma boa gestão de estoque. Portanto, agora que você está mais informado sobre o tema e entende a relevância de se dedicar  à gestão e à reposição das mercadorias, não perca mais tempo e coloque em prática tudo o que aprendeu.

Quer aumentar seus resultados com o apoio de tecnologia? Entre em contato com a Neogrid e conheça todas as soluções que temos para lhe oferecer!

Autor
Somos especialistas em sincronizar sua empresa à demanda. Em manter seu produto sempre disponível para o consumidor, na quantidade adequada e na hora certa. Nós somos a Neogrid. Uma empresa de soluções para a gestão automática da cadeia de suprimentos (Supply Chain Management).
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